Obecnie powstaje coraz więcej systemów pozwalających zabezpieczyć dokumenty zarówno powstające w firmie jak i te, które przychodzą do niej z zewnątrz. Coraz bardziej popularne stają się systemy DMS. Dzięki temu modułowi możliwe jest nie tylko gromadzenie i indeksowanie wszelkiego typu dokumentów znajdujących się w firmie, ale umożliwia on także ich bezproblemowe wyszukiwanie i udostępnianie dla odpowiednich pracowników, którzy muszą z nich korzystać.
System DMS umożliwia dokładne odnajdywanie dokumentów na podstawie przeróżnych kryteriów, a w module mogą pojawiać się one z różnych źródeł.
Dokładny system
Najczęściej pojawiają się one w nim prosto z komputerów, poczty email lub ze skanerów. Administrator sieci ma możliwość ustalenia, którzy z pracowników mogą mieć tylko wgląd do dokumentów w systemie, którzy mogą je modyfikować i zmieniać oraz którzy nie mogą ich nawet przeglądać. Owy elektroniczny obieg dokumentów pozwala ponadto tak grupować dokumenty, iż tylko niektóre z nich mogą trafiać do danego pracownika, w ten sposób systemy zarządzania mogą działać sprawnie, a dany pracownik ma dostęp tylko do dokumentów, które są mu niezbędne w jego pracy, natomiast dokumenty przeznaczone dla zatrudnionych o wyższej randze są dla niego po prostu niedostępne i nie może on ich widzieć jak i modyfikować. System DMS pomaga również otrzymać normę ISO 9001, gdyż aby ją zdobyć niezbędny jest doskonały nadzór nad całą dokumentacją, która znajduje się w firmie.
Segregowanie dokumentów
Doskonale posegregowane dokumenty, które nie mają prawa w żadnym wypadku zaginąć w firmie są bardzo ważne, ponieważ, aby firma mogła dobrze prosperować musi być przede wszystkim porządek w papierach. Przedsiębiorstwa korzystające z systemu DMS czerpią z tego tytułu wiele korzyści, do których można zaliczyć między innymi bardzo dobry przepływ dokumentów między poszczególnymi działami jak i samymi pracownikami, pozwala zebrać w jednym miejscu zarówno faktury pochodzące z maili jak i te zeskanowane oraz w bardzo dużym stopniu ułatwia odnalezienie poszczególnych dokumentów bez konieczności przegrzebywania stosów faktur.